Apollo este o platformă SaaS dezvoltată pentru a procesa inteligent fluxuri multiple de documente diferite. Dotată cu Inteligență Artificială și funcționalități de Machine Learning, platforma automatizează procesele și procedurile ce implică orice tip de document (facturi, chitanțe, contracte, avize de însoțire a mărfii, foi de parcurs, comenzi de transport etc.), indiferent că vorbim despre emitere, procesare sau recepție.
Hai să vedem cum funcționează, concret, Apollo în cazul în care în același fișer se găsesc mai multe tipuri de documente.
- Primești un fişier .pdf cu mai multe documente scanate.
- Încarci fişierul în Apollo sau acesta este preluat direct de către platformă. Apollo poate capta automat documentele din diverse surse [API, email, SMART PORTAL, Google Drive, MS OneDrive, AWS, ICloud etc] și acceptă documente într-o varietate de formate [pdf, png, jpeg, docx etc].
- Documentele sunt separate manual sau automat, cu funcţia SPLIT.
- Cu ajutorul unui motor de inteligență artificială, Apollo:
- identifică și clasifică pe categorii toate documentele din fișierul încărcat (funcția CLASSIFIER),
- grupează sau regrupează acele documente care au sens a fi procesate împreună, conform regulilor stabilite de beneficiar (funcția GROUPING).
Astfel, în fișierul .pdf cu documente scanate, Apollo a identificat:
- 1 fişă de pontaj,
- 1 Carte de Identitate,
- 1 ofertă de angajare,
- 5 facturi,
- 2 contracte de prestări servicii,
- 4 avize de marfă.
- În pasul următor, procesarea inteligentă începe să aplice regulile pe care tu le-ai stabilit, prin intermediul SmartFlow-urilor.
Un SmartFlow este un flux care replică întocmai procesul, fluxul intern de business sau procedura internă a companiei, de la extragerea datelor până la transferul acestora către terți. SmartFlow-ul este realizat prin acțiuni simple de drag&drop, fiind 100% personalizabil. Poți construi oricâte SmartFlows dorești sau poți folosi unele predefinite, în funcție de nevoile unice ale companiei tale.
În exemplul pe care ți-l prezentăm astăzi, SmartFlow-ul are instrucţiuni clare pentru fiecare tip de document, astfel:
- Fişa de pontaj, Cartea de Identitate şi oferta se transmit către departamentul HR.
- Contractele se transmit către departamentul Juridic.
- Facturile se transmit către departamentul Financiar.
- Avizele se transmit către Depozit.
- În Apollo, fiecare departament are propriul spaţiu de lucru virtual, numit WORKSPACE.
- Toate documentele intră instantaneu și în același timp ȋn procesare. Apollo extrage datele pe care tu le-ai setat ca fiind relevante, cu ajutorul funcției EXTRACTOR, și le procesează conform regulilor stabilite de tine. De exemplu:
- Din oferta de angajare şi Cartea de Identitate pot fi extrase datele unui nou angajat. Cu ajutorul funcţiei DOCUMENT BUILDER poate fi ȋntocmit contractul de munca, pe care Apollo îl trimite automat către Managerul General pentru semnare, apoi la viitorul angajat.
- Din facturi sunt extrase toate datele si informaţiile de care ai nevoie, apoi documentul poate fi transmis mai întâi către managerul responsabil de aprobarea bugetului, apoi la trezorerie pentru planificarea plăţii, iar în cele din urmă este scris ȋn ERP. Datele necesare pot varia în funcție de nevoile departamentului, tipul de factură sau alți parametri.
- Din contracte sunt extrase orice fel de date îți sunt necesare. De exemplu, putem extrage și procesa numărul contractului, data contractului, părţile, obiectul contractului, durata și preţul. Putem seta drept regulă de lucru ca aceste date să fie consultate de Apollo de fiecare dată când apare o factură de la furnizorul respectiv. Ca regulă de validare putem seta condiția ca valoarea facturii să nu depăşească valoarea contractului ȋn perioada de valabilitate a acestuia.
- Avizele de marfă sunt prelucrate tot după regulile de business stabilite de tine, făcând matching ȋntre datele din comandă (cod articol, denumire, cantitate etc) şi datele din aviz.
- Dacă vrei, Apollo poate grupa factura și avizul de marfă aferent.
- În plus, Apollo poate și arhiva digital toate aceste documente, redenumind fișierele cu date extrase din documente, cum ar fi “numefurnizor_datafactură_sumatotală.pdf”.
Toate acțiunile de mai sus se realizează automat, în câteva secunde, și cu o acuratețe care poate ajunge până la 99%, odată ce motoarele de Inteligență Artificială ale lui Apollo au învățat ce au de făcut.
Tipurile de documente, datele extrase sau fluxurile de lucru folosite astăzi, aici, sunt doar exemple pentru ceea ce poate face Apollo.
Cu Apollo este foarte simplu de lucrat cu toate regulile generale dar şi cu excepţiile, pentru că procesarea sa inteligentă de documente se face pornind de la regula generală şi tinde spre perfecţiune cu ajutorul blocurilor de validare, interpretare şi mapare a datelor extrase din documente. Mai exact, cu ajutorul SmartFlow-urilor, care pot conţine oricâte blocuri de validare sunt necesare pentru ca fluxul informațional și cel informatic să funcționeze concomitent.
Programează un DEMO și îți arătăm cu funcționează Apollo, platforma de Procesare Inteligentă de Documente care deservește toate departamentele.
