Procesarea RO e-Factura este mai simplă și mai eficientă cu ajutorul SMART PORTAL, platforma prin care firmele de contabilitate gestionează un număr nelimitat de clienți și un volum oricât de mare de documente financiar-contabile, iar antreprenorii fac schimb de date și documente cu contabilii lor, totul într-un mod eficient, rapid și sigur.
Iată cum funcționează:
1. După semnarea contractului, setăm conturile astfel:
➡️ Noi configurăm contul Contabilului sau al firmei de contabilitate.
➡️ Contabilul inițiază deschiderea conturilor pentru Clienții din portofoliu. Tot ce are nevoie este o listă cu adresele de e-mail ale clienților săi și câteva minute.
➡️ Fiecare Client primește un e-mail pentru activarea contului, care constă doar în setarea unei parole.
Toate cele 3 operațiuni de mai sus au loc o singură dată.
2. Clientul înrolează token-ul autorizat SPV în contul SMART PORTAL.
3. Prin sincronizare SMART PORTAL-SPV, e-Facturile Primite & Emise, erorile și mesajele se descarcă direct în contul Clientului, automat (zilnic, by default) sau manual (ori de câte ori vrea Clientul, prin funcția Sync with e-Factura).
4. Clientul încarcă direct în PORTAL documentele justificative ale unor cheltuieli, precum bonuri fiscale sau facturi externe.
5. Clientul vizualizează și verifică e-Factura, în format PDF, și/sau documentele justificative, apoi le Aprobă sau le Respinge.
➡️ doar e-Facturile și/sau documentele justificative Aprobate ajung în mod automat în contul Contabilului pentru a fi înregistrate în programul de contabilitate. Astfel, Contabilul nu are nevoie să solicite alte confirmări din partea Clientului, operațiunea de înregistrare devenind mult mai eficientă.
➡️ e-Facturile și/sau documentele justificative i ajung în folderul cu același nume pentru a fi tratate ulterior de Client în relație cu furnizorul lui.
6. Opțional, Contabilul poate beneficia de un upgrade, care permite ca facturile aprobate de Client să ajungă în platforma noastră IDP operată de Contabil, pentru alocarea automată a articolelor pe conturi contabile sau centre de cost.
În pasul următor, facturile sunt importate direct în softul de contabilitate - fie automat (API), fie manual (export/import fișier).
7. După finalizarea înregistrării contabile, e-Facturile și documentele justificative sunt arhivate atât în contul Clientului, cât și al Contabilului, pe structura folder principal, care conține facturile emise și facturile primite, și foldere secundare individuale, care conțin fișierele XML, PDF și semnătura ANAF.
Sau, mai simplu spus, așa:
Astfel, cu SMART PORTAL, contabilii și firmele de contabilitate:
📌 gestionează seturi de e-Facturi Emise & Primite pentru un număr nelimitat de firme, fiecare cu token de logare și arhivă distincte.
📌 alocă roluri și drepturi de acces pentru angajați, pentru ca fiecare să aibă acces doar la documentele relevante pentru activitatea sa. Poți vedea aici un prim exemplu despre cum funcția Multiuser/Multirole ajută companiile îmbunătățindu-le atât eficiența, cât și securitatea în Managementul Documentelor.
📌 au toate e-Facturile stocate in cloud, nu local, ceea ce elimină riscul de pierdere sau ștergere accidentală după 60 de zile.
📌 au e-Facturile descărcate automat direct în contul fiecărui Client și transformate, tot automat, într-un PDF redenumit pe forma data_numefurnizor/client_nrfactura_indexincarcare.pdf. Toate celelalte documente justificative scanate ce trebuie să ajungă la Contabil (bonuri, facturi externe etc) se încarcă de Client direct în PORTAL.
📌 beneficiază de verificarea și aprobarea e-Facturilor de către Client, cu un singur click, înainte să ajungă automat la Contabil pentru înregistrare.
📌 validează în timp real înregistrarea tuturor documentelor aprobate de Client.
📌 pot fi asistați de Inteligență Artificială în procesul de înregistrare pentrualocarea automată a articolelor pe conturi contabile, pentru viteză de procesare și eliminarea erorilor umane, prin upgrade la platforma de Intelligent Document Processing, Apollo. Aici poți citi despre cum procesăm inteligent documente diferite, inclusiv bonuri fiscale, în doar câteva secunde.
📌 pot încărca direct în PORTAL toate documentele pe care trebuie sa i lepredea Clientului (declarații, bilanț, balanță etc).
În plus, cu ajutorul funcțiilor suplimentare, atât Clientul, cât și Contabilul au control deplin asupra documentelor din PORTAL:
Vrei să te convingi despre cum contabilii și firmele de contabilitate pot să își simplifice procesarea e-Facturilor și să deservească un număr mai mare de clienți cu eforturi sau resurse mai puține?
Completează formularul de aici și te contactăm cât ai zice SMART.